いわゆる大会社・大企業には決まった社内文書・様式・部署など、決まった形が存在しています。
しかし、一言に社長・経営者といっても、事業種類や従業員数、アナログ主体だったりデジタル先進だったりと、その内容は多岐に渡ります。中には決まった文書様式もあるにはあるが、機能しているかは疑問だ・・・という方々も少なくないのではないでしょうか。
ここでは、特に中小企業の経営側の方々に向けた、文書や書類のメリットなどをお伝えできればと思います。
Contents
社長自身の孤独・ストレス
社員の生活はもちろん「社長であるあなた自身の生活」も守らなければならないという重圧が常に付きまとうことでしょう。
売上が良い時・そうでない時とがあり、場面場面で舵の切り方・そのタイミングなど、最終的な決断を一人で下す重圧もそうと言えるはずです。
更に言えば、実質的に本音で相談できる相手がいない孤独感も、経営者としての大きなストレスかもしれません。
組織の管理や人材育成の悩み
会社組織にした経緯や、会社方針・文化等の経営理念が、なかなか社員に浸透しない、社員間・部署間の連携が悪いなどの理由から、いわゆる「右腕（マネジメント・管理職育成者）」となる人材が育たない、現場の管理が機能しないことが悩みとなっている人も多いと思います。
巷では
人材が育つ会社は、「心理的安全性」の高い風通しの良い環境を持ち、失敗を恐れず挑戦できる仕組みと自発的な学びを促す評価制度が整っているとか、個人の成長が会社の成長に直結するカルチャーが共通していると語られてはいますが、正直な所「それが出来てれば悩みなどしない」と思われている社長さんが大半ではないかと存じます。
販路拡大のこと
会社は基本的に営利目的の組織ですから、売上を伸ばす・確保するというのは生命線になってくる所でしょう。
しかし、マーケティング・販路拡大、競合他社との差別化やPR方法が分からない。
新規事業・サービス開発・既存事業の先行き不安や、次の成長事業の柱が見つからない。
コンサルティングサービスなどでは
販路拡大と新サービス開発は、「既存の顧客データを分析し、ペルソナの新たな課題を特定すること」から始まるとか、その上で、新サービスのテスト販売（MVP：顧客に価値を提供できる「実用最小限の製品（Minimum Viable Product）」を実施し、デジタルマーケティングや異業種連携を活用して効率的に展開したほうが良いとか・・・
ぶっちゃけて言えば「一体何を言ってるのか正直ほぼ分からない。お金も幾ら掛かるのか聞くのが怖い」という印象を受けてしまう社長さんも少なくなさそうな気がします。
社員のモチベーション低下を防ぎたい
社員のモチベーションが低下する主な理由は、評価制度への不満（自分が正当に評価されていないと感じたり、頑張りに対する見返り（給与や昇進）が不十分という要素も含む）、業務過多や目標の不透明さ、そして人間関係の悪化が主な要因と言われています。
そういった社内の雰囲気も相まってか、職場の風通しの悪さなども浸透してしまい、根深い問題となってしまっている事もあるようです。
社員のモチベーションを上げるには、「明確な目標の設定」「正当な評価と承認」「自己決定権の付与」の3つが鍵になるとか、社長の一方的な指示出しをやめ、社員が自分の仕事に意義を見出し、主体的に動ける環境を整えることが重要だと言う人も多いようですが・・・
うちの会社の中身も雰囲気も、どんな社員がいて、どんな取引先がいるのかも分からずに、簡単に言わないでもらいたい・・・とグラスを片手に呟く孤独な社長さんが多いのを私はよく知っているつもりです。
「人」「金」「孤独」の悩みが共通でしている
これまで挙げた以外でも、例えば・・・
・資金繰りの悪化：売上はあっても利益が出ない、キャッシュフローが回らない不安。
・デジタル化（DX）の遅れ：IT人材の不足や投資コストへの不安から、何から手をつければいいか不明。
・人手不足と採用難：求人を出しても応募がない、採用してもすぐに辞めてしまう。
・事業承継・後継者問題：誰に会社の未来を任せるか、親族内承継が難しくなっている現状。
会社によって「あるもの・ないもの」混在すると思いますが、多くの社長さんは、「人」「金」「孤独」の3点に、ストレスや悩みを抱えていらっしゃるものと存じます。
文書や書類【指揮向上・社員評価・指示書など】で悩みの解決・緩和
文書や書類というのは、巷で言う「アナログ」に属します。対義語とも言える「デジタル化・IT化」に比べ初期投資が安く、システムコンピューターに反映させる知識や技術がなくても、その殆どを人間の意志で決めて行動に移せることから、直感的な速効性という面でも非常に優れています。
今日では手書きで書類作成という機会は随分減り、パソコン入力が一般的ではありますが、それでも、大半は環境も選ばずにシステム不具合などのトラブルにも強いという特長がアナログにはあります。
文書で社員を褒める重要性
決まりきった定型文ではなく、一人ひとりの社員に向けた、とても具体的で「こんなに自分の事を見てくれていたのか」と印象づけられるような手紙のような文書を渡せば（送信すれば）、生産性の向上や自発的な行動が促されるだけでなく、心理的安全性が育まれ、離職率の低下にもつながります。
社員を褒めることは、従業員の承認欲求を満たし、モチベーションと自己効力感（自分なら出来る！この課題を達成できる！という心理状態）を大きく高めますし、褒めてもらった分、社長のあなたからの指示やお願いごとにも、今後より協力的に期待へ応えていこうとする気持ちが育まれるはずです。
文書で社員へ指示するメリット
文書で褒めるだけでなく、会社経営のためにも、指示を文書で出すというのも幾つかのメリットがあります。
確認・教育コストの削減
営業職や事務職など含め、担当分野での作業中に迷った際、受取人が自分で文書を読み返して解決できるため、都度発生する質問や確認の手間を減らせる
情報の確実な共有
関係者全員に同じ内容を同時に伝達できるため、伝言ゲームによる情報の歪みを防げる
作業品質の均一化
業務の目的や手順、成果物の基準を明文化することで、担当者による品質のばらつきを「良い意味」でなくせる
トラブルと手戻りの防止
指示内容や期限が記録として残るため、「言った・言わない」の認識ズレや作業の抜け漏れを防げる
このように、褒めて社員がやる気を出した所で指示を出す、社員が期待に応えてくれたら再度褒める・・・これの繰り返しが「人」「金」「孤独」という経営者のストレスを緩和できる一つの方法でもあるのかもしれません。
文書で褒める・指示するは、すぐに始められます
ここでは、特に中小企業の経営側の方々に向けた、文書や書類のメリットなどをお伝えしたつもりです。
コンサルティングで横文字連発の提案書や打合せをしても、
ぶっちゃけて言えば「一体何を言ってるのか正直ほぼ分からない。お金も幾ら掛かるのか聞くのが怖い」という印象を受けてしまう社長さん
うちの会社にどんな社員や取引先がいるのかも見たことない人から「ああしないとダメだ」「こうしないと結果は出ない」とか、簡単に言わないでもらいたい・・・と呟く孤独な社長さん
文書や書類というのは、巷で言う「アナログ」の手法で、初期投資が安く、専門知識や技術者がいなくても、直ぐ決めて行動に移せることから、速効性に優れています。
デジタルとか効率化とかは、余裕が出てきたらまた考える。今はお金をかけずに社員を鼓舞して、経営環境を少しずつでいいから、より良いものへ成熟させていければ十分とお考えの社長さん、アナログ文書・書類の活用をしてみては如何でしょうか。
そうは言われても中々書けない
文書・書類作成を、社内では中々出来ないという場合ご相談下さい。
書き方をお示しすることもできますし、代わって起案・原案作り・仕上げまで、ご用命・お申付頂く事も出来ます。
会社の指揮を上げたい、社員を鼓舞したい・評価してあげたい、コスト削減や約束事などの指示を社内で熟知させたい場合など、文書や書類の作成を通じてお手伝い致します。
